Der Posteingang – E-Mails markieren, sortieren und ordnen mit Hilfe des Kontextmenüs

In unserem heutigen Artikel möchten wir Ihnen verschiedene Möglichkeiten aufzeigen, wie Sie den Posteingang strukturieren und an Ihre Bedürfnissen anpassen können.

Sortierung der E-Mails Auf- oder Absteigend

Die Liste aller eingehenden E-Mails kann nach den Kriterien (Spaltenüberschriften) Von – Betreff – Datum und Größe auf- oder absteigend sortiert werden. Klicken Sie zur Sortierung auf den Spaltentitel, den Sie sortieren möchten. Nach der Sortierung wird rechts daneben ein Pfeil-Icon zur Orientierung angezeigt (Auf- oder Absteigend). Standardmässig ist der Posteingang nach Datum absteigend (neueste E-Mail oben) sortiert. Die Sortierung nach Spaltentiteln ist eine temporäre Möglichkeit um schneller einen Überblick zu erhalten. Beim nächsten Login oder Menüwechsel ist die Standardeinstellung wieder aktiv.

Posteingang - Sortierung Spaltentitel

Beispiel: Sortierung nach Spalte „Von (Absender)“:

Posteingang - Sortierung Spaltenkoepfe Von


Markieren von E-Mails z.B. nach Wichtigkeit

E-Mails können auf verschiedene Arten markiert werden, z.B. um Sie für eine spätere Bearbeitung zu kennzeichnen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail, öffnet sich das Kontextmenü mit mehreren Menüpunkten:

Posteingang - Kontextmenue
E-Mail gelesen / ungelesen

Um eine E-Mail als bereits gelesen zu markieren, wählen Sie den Menüpunkt „Als gelesen markieren„. Gleichermaßen können Sie über den Menüpunkt „Als ungelesen markieren„, eine bereits gelesene E-Mail als ungelesen deklarieren. Die E-Mail wird dann wieder in fetter Schrift in der Posteingangsliste angezeigt.

Posteingang - Kontextmenue - gelesen


Markierung setzen mit Symbol

Um eine evtl. wichtige E-Mail in der Posteingangsliste darzustellen, können Sie mit dem Menüpunkt „Markierung setzen“ einen optischen Hinweis (ein Fähnchen) setzen. Dieser Vorgang kann aber auch wieder rückgängig gemacht werden.

Posteingang - Kontextmenue - Markierung setzen


E-Mail optisch hervorheben mit der farblichen Markierung

Möchten Sie E-Mails z.B. von bestimmten Absendern optisch hervorheben, steht Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, eine von sechs Farben zu vergeben.

Posteingang - Kontextmenue - Farbe

Nach der Markierung mit einer Farbe wird die E-Mail in den Spalten Von, Betreff und das Datum mit der gewählten Farbe unterlegt.

Posteingang - Markierung setzen Farbe


Automatische Farbvergabe bei Eintreffen einer neuen E-Mail

Um die Vergabe von Farben für eingehende E-Mails zu automatisieren, legen Sie einen Filter im Menü Einstellungen – Filter-Regeln an und wählen aus dem Drop-Down Menü „Aktionen“ den Punkt „Farb-Markierung setzen„. Fortan werden eingehende E-Mails nach diesem Kriterium direkt im Posteingang mit der gewählten Farbe unterlegt.

Filter-Aktionen-Farb-Markierung setzen

Auf die Möglichkeiten, die das Setzen von Filter-Regeln bietet, gehen wir in einem anderen Blogbeitrag näher ein.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.