In unserem heutigen Artikel möchten wir Ihnen verschiedene Möglichkeiten aufzeigen, wie Sie den Posteingang strukturieren und an Ihre Bedürfnissen anpassen können.
Sortierung der E-Mails Auf- oder Absteigend
Die Liste aller eingehenden E-Mails kann nach den Kriterien (Spaltenüberschriften) Von – Betreff – Datum und Größe auf- oder absteigend sortiert werden. Klicken Sie zur Sortierung auf den Spaltentitel, den Sie sortieren möchten. Nach der Sortierung wird rechts daneben ein Pfeil-Icon zur Orientierung angezeigt (Auf- oder Absteigend). Standardmässig ist der Posteingang nach Datum absteigend (neueste E-Mail oben) sortiert. Die Sortierung nach Spaltentiteln ist eine temporäre Möglichkeit um schneller einen Überblick zu erhalten. Beim nächsten Login oder Menüwechsel ist die Standardeinstellung wieder aktiv.
Beispiel: Sortierung nach Spalte „Von (Absender)“:
Markieren von E-Mails z.B. nach Wichtigkeit
E-Mails können auf verschiedene Arten markiert werden, z.B. um Sie für eine spätere Bearbeitung zu kennzeichnen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail, öffnet sich das Kontextmenü mit mehreren Menüpunkten:
E-Mail gelesen / ungelesen
Um eine E-Mail als bereits gelesen zu markieren, wählen Sie den Menüpunkt „Als gelesen markieren„. Gleichermaßen können Sie über den Menüpunkt „Als ungelesen markieren„, eine bereits gelesene E-Mail als ungelesen deklarieren. Die E-Mail wird dann wieder in fetter Schrift in der Posteingangsliste angezeigt.
Markierung setzen mit Symbol
Um eine evtl. wichtige E-Mail in der Posteingangsliste darzustellen, können Sie mit dem Menüpunkt „Markierung setzen“ einen optischen Hinweis (ein Fähnchen) setzen. Dieser Vorgang kann aber auch wieder rückgängig gemacht werden.
E-Mail optisch hervorheben mit der farblichen Markierung
Möchten Sie E-Mails z.B. von bestimmten Absendern optisch hervorheben, steht Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, eine von sechs Farben zu vergeben.
Nach der Markierung mit einer Farbe wird die E-Mail in den Spalten Von, Betreff und das Datum mit der gewählten Farbe unterlegt.
Automatische Farbvergabe bei Eintreffen einer neuen E-Mail
Um die Vergabe von Farben für eingehende E-Mails zu automatisieren, legen Sie einen Filter im Menü Einstellungen – Filter-Regeln an und wählen aus dem Drop-Down Menü „Aktionen“ den Punkt „Farb-Markierung setzen„. Fortan werden eingehende E-Mails nach diesem Kriterium direkt im Posteingang mit der gewählten Farbe unterlegt.
Auf die Möglichkeiten, die das Setzen von Filter-Regeln bietet, gehen wir in einem anderen Blogbeitrag näher ein.