Neu im eclipso Kalender: Laden Sie Teilnehmer direkt zu einem Termin ein und ersparen Sie sich und den Empfängern die manuelle Übertragung von Datum, Uhrzeit und Ort. Die eingeladenen Personen erhalten die Termininformationen per E-Mail und können die standardisierte iCal-Datei im Format .ics in ihrer eigenen Kalender-Anwendung öffnen und bei Bedarf übernehmen. Teilnehmer lassen sich bequem aus dem Adressbuch oder über eine frei eingegebene E-Mail-Adresse hinzufügen.
Damit müssen Datum, Uhrzeit und Ort nicht von jeder Person einzeln übertragen werden. Die Einladung enthält die Termindaten als Kalenderdatei und kann in vielen gängigen Kalender-Anwendungen geöffnet und bei Bedarf übernommen werden.
- Teilnehmer aus dem Adressbuch auswählen
- Externe oder neue Kontakte per E-Mail-Adresse hinzufügen
- iCal-Datei im Format .ics standardmäßig anhängen
- Einladung per E-Mail versenden
- Versandte Einladung im Ordner Gesendet nachvollziehen
Warum eine Kalenderdatei hilfreich ist
Bei einer Terminabsprache werden häufig dieselben Angaben mehrfach weitergegeben: Betreff, Datum, Beginn, Ende, Ort und Beschreibung. Schon ein kleiner Übertragungsfehler kann dazu führen, dass ein Termin falsch im Kalender steht. Eine iCal-Datei bündelt diese Informationen in einem standardisierten Format.
Die Empfänger erhalten die Einladung weiterhin als E-Mail. Zusätzlich steht der Termin als Kalenderanhang zur Verfügung und kann in einer kompatiblen Kalender-Anwendung geöffnet oder übernommen werden. Die Datei ist damit besonders praktisch für Besprechungen, Veranstaltungen und private Termine mit mehreren Beteiligten.
Teilnehmer aus dem Adressbuch übernehmen
Für Personen, mit denen Sie regelmäßig kommunizieren, bietet sich die Auswahl aus dem Adressbuch an. Öffnen Sie im Terminformular den Bereich Teilnehmer, wählen Sie die gewünschte Person aus Ihren Kontakten und übernehmen Sie sie in die Teilnehmerliste.
Das spart die erneute Eingabe der Kontaktdaten. Mehrere Adressbuchkontakte können gemeinsam mit weiteren Teilnehmern in einem Termin verwendet werden.
Teilnehmer per E-Mail-Adresse hinzufügen
Nicht jede eingeladene Person muss zuvor als Kontakt gespeichert sein. Über Teilnehmer ohne Adressbucheintrag hinzufügen lässt sich eine vollständige E-Mail-Adresse direkt in die Teilnehmerliste übernehmen.
Das ist zum Beispiel sinnvoll, wenn Sie einmalig einen Kunden, eine Geschäftspartnerin oder einen externen Gast einladen. Ein zusätzlicher Adressbucheintrag ist dafür nicht erforderlich.
Die iCal-Datei wird standardmäßig angehängt
Vor dem Versand können Sie die Teilnehmerliste und die Termindaten noch einmal prüfen. Die Option iCal-Datei (.ics) anhängen ist beim Einladen standardmäßig aktiviert. Die Einladung wird dadurch um einen Kalenderanhang im iCalendar-Format ergänzt.
Der Anhang enthält die relevanten Termindaten. Empfänger können die Datei beispielsweise mit Outlook, Apple Kalender, Google Calendar oder Thunderbird öffnen und in ihren Kalender übernehmen. Ob und wie der Import angeboten wird, hängt von der jeweiligen Kalender-Anwendung ab.
Einladung versenden und später nachvollziehen
Wenn Teilnehmer und Termindaten stimmen, versenden Sie die Nachricht über E-Mail an Teilnehmer. Die Einladung wird anschließend automatisch im E-Mail-Ordner Gesendet gespeichert.
Das ist vor allem dann hilfreich, wenn Sie später prüfen möchten, wann eine Einladung versendet wurde oder welche Termindaten und Teilnehmer in der Nachricht enthalten waren. Die E-Mail bleibt damit Teil des normalen Mailverlaufs und muss nicht separat dokumentiert werden.
Teilnehmer über Änderungen und Absagen informieren
Wenn sich ein Termin ändert, öffnen Sie ihn zur Bearbeitung und lassen Sie Teilnehmer über Änderungen benachrichtigen aktiviert. Nach dem Speichern erhalten die eingetragenen Teilnehmer eine E-Mail mit dem Betreff Termin geändert: [Terminname] und den aktualisierten Termindaten.
Wird ein Termin mit Teilnehmern aus dem Kalender gelöscht, versendet eclipso vor dem Löschen automatisch eine Benachrichtigung. Die E-Mail trägt den Betreff Termin abgesagt: [Terminname] und informiert die eingetragenen Teilnehmer über die Absage.
Ein einfacher Ablauf für den Alltag
Öffnen Sie den Kalender und wählen Sie Termin hinzufügen. Tragen Sie Betreff, Beginn und Ende ein und ergänzen Sie bei Bedarf Ort, Beschreibung, Wiederholung oder Erinnerung. Öffnen Sie danach den Bereich Teilnehmer und wählen Sie Kontakte aus dem Adressbuch aus oder geben Sie weitere E-Mail-Adressen manuell ein.
Prüfen Sie anschließend die Teilnehmerliste. Lassen Sie iCal-Datei (.ics) anhängen aktiviert und klicken Sie auf E-Mail an Teilnehmer. Die eingeladenen Personen erhalten die Termininformationen per E-Mail und können den Kalenderanhang in ihrer bevorzugten Anwendung übernehmen.
Was sich dadurch im Alltag ändert
Die Funktion ersetzt nicht die Kalender-Anwendung der eingeladenen Personen und nimmt ihnen auch nicht jede eigene Entscheidung ab. Sie schafft aber einen klaren, standardisierten Übergabepunkt: Der Termin wird im eclipso Kalender vorbereitet, per E-Mail verschickt und als Kalenderdatei an die Empfänger übergeben.
Für die einladende Person bleiben die Arbeitsschritte überschaubar. Für die Empfänger stehen die wichtigsten Informationen in einer Form bereit, die viele Kalender-Programme verarbeiten können.
